Kostnadseffektiv IT

9 Handfasta och enkla tips för en (kostnads)effektiv IT-förvaltning

1. Ha en IT-strategi

En tydlig och förankrad IT-strategi sätter tydliga ramar och mål för en verksamhetsbaserad IT-budget. Den säkerställer även att varje investerad krona leder er mot en mer effektiv verksamhet.

2. Löpande samverkansmöten med er IT-leverantör

Genom att kontinuerligt stämma av och följa upp IT-verksamhetens utveckling mot önskat läge säkerställer ni att ni är på rätt väg. Se därför till att schemalägga samverkansmöten (eller förvaltningsmöten) med er IT-leverantör års-, kvartals-, eller månadsvis, beroende på verksamhetens storlek och behov.

3. Se regelbundet över era licenskostnader

Skapa desktop-standarder för licenser och håll en aktuell användarförteckning. Kostnaden för verksamhetens licenser är ofta den enskilt största utgiften i en IT-budget. Med nuvarande leveransmodeller betalas licenser ofta månadsvis. Se till att kontinuerligt säkerställa att rätt antal användare rapporteras, och att ni faktiskt nyttjar de licenser ni betalar för.

4. Ha enhetlig datorstandard på företaget

Se till att så långt det är möjligt standardisera era datorer till en eller två modeller. En företagsstandard gör det lättare för era användare att dela på tillbehör och sänker den totala kostnaden för löpande support och underhåll.

5. Löpande underhåll av er IT-utrustning

Budgetera för det totala ägandet och slipp tråkiga överraskningar. Kostnaden för en ny dator är en sak, många glömmer dock att support, underhåll och förvaltning av densamma under en treårsperiod ofta motsvarar inköpskostnaden. När det gäller infrastruktur såsom exempelvis skrivare, servrar, nätverks- och säkerhetsutrustning är kostnaden för underhåll och drift av dessa ca 15% av inköpskostnaden årligen.

6. Kostnadseffektiv drift

Prioritera stabil och kostnadseffektiv drift. I praktiken innebär det att det aldrig lönar sig att vara först med den senaste men inte heller sist med det nya. Låt verksamhetens behov styra val av teknik och lösningar istället för medarbetarens önskemål om den senaste modellen.

7. Livscykeltjänster

Efter tre år saknar IT-utrustning ofta både garanti och tillverkarsupport. Operativsystem och applikationer uppdateras löpande vilket ofta påverkar både prestanda och funktionalitet. Detta gör att de rörliga supportkostnaderna stiger samtidigt som användarnas produktivitet försämras. Genom att med en förutbestämd periodicitet (exempelvis tre år) byta sin utrustning kan rörliga supportkostnader hållas nere samtidigt som produktiviteten hålls uppe.

8. Hyr din IT-utrustning

Att hyra sin IT-utrustning kan många gånger vara ett ekonomiskt klokt val för företag som vill vara funktionsstyrda istället för budgetstyrda. Många tillverkare (HP, DELL m.fl.) kan idag erbjuda kompletta lösningar som kombinerar både hårdvara och livscykeltjänster till en fast kostnad. Dessa tjänster kallas för “DaaS” eller “Device as a Service”. Att hyra ”funktion” istället för att köpa, minskar belastningen på företagets likviditet samtidigt som val av utrustning kan förändras i takt med att verksamhetens behov förändras.

9. Driftsbudget Vs. projektbudget

Håll isär driftbudget och projektbudget. Varje investering ska bära sin egen kostnad.

Vill du veta hur ni kan få en mer kostnadseffektiv IT-förvaltning? Vi sätter ihop skräddarsydda lösningar för just er verksamhet. Varmt välkommen att kontakta oss på Datacom så berättar vi mer!